La déclaration d’une manifestation de moins de 5 000 personnes et de plus de 5 000 personnes
« Circulaire de Monsieur le Préfet de la Charente-Maritime
Dans la perspective de l’organisation des évènements qui se tiendront en Charente-Maritime, je tiens à vous rappeler les règles qui président à l’organisation de ces manifestations.
A cet effet, vous trouverez ci-dessous rappelée la procédure qu’il vous appartient de mettre en œuvre en votre qualité d’organisateur et/ou d’autorité de police sur le territoire de votre commune.
A) Procédure de déclaration par l’organisateur auprès du maire
Il appartient à tout organisateur d’un évènement quelle que soit sa nature (sportif, culturel, récréatif…) et le nombre de personnes attendues, de le déclarer auprès du maire de la commune sur laquelle il se déroule. La déclaration doit être faite au minimum 6 mois avant l’évènement, sur papier libre ou sur un formulaire que vous aurez mis en place précisant :
- Le nom et les coordonnées du responsable
- Le lieu (site, espace public…)
- La date et les horaires
- Le nombre de participants sur la durée de l’évènement et en instantané
- Le descriptif et le programme de l’évènement
- Les installations particulières (manèges, scène, gradins, tivolis…)
- Si nécessaire, l’association agréée de sécurité civile qui assurera le dispositif prévisionnel de secours (poste de secours)
- Si nécessaire, la société de sécurité qui assurera le service d’ordre.
Les évènements se déroulant dans des lieux régulièrement autorisés (stade, salle de spectacle…) ne doivent pas faire l’objet de déclaration sauf s’ils ne correspondent pas aux activités pour lesquelles ces infrastructures sont prévues ou s’ils sont intégrés dans une manifestation d’envergure donnant lieu à des animations ou de l’hébergement en proximité (camping temporaire).
Je vous précise que cette procédure de déclaration ne dispense pas les organisateurs publics ou privés de solliciter les autorisations réglementaires (aériennes, sportives, pyrotechniques…) selon les modalités et délais prévus par chaque réglementation.
B) Procédure de déclaration par le maire auprès du préfet
A partir des éléments transmis par l’organisateur, il vous appartient de compléter la fiche de déclaration d’un évènement selon deux cas de figure :
- Soit l’évènement accueille moins de 5 000 personnes en simultané ;
- Soit l’évènement accueille 5 000 personnes et plus en simultané et la déclaration relève de la procédure renforcée ou d’un « grand évènement ».
En revanche, pour les spectacles pyrotechniques, la règle suivante doit être observée :
- Soit l’évènement accueille moins de 10 000 personnes, aucune déclaration n’est à réaliser ;
- Soi l’évènement accueille plus de 10 000 personnes et nécessite d’être déclaré par procédure simplifié.
Parallèlement, les spectacles pyrotechniques sont également soumis à la réglementation spécifique en matière pyrotechnie telle que définie par décret n° 2010-580 du 31 mai 2010 relatif à l’acquisition, la détention et l’utilisation des artifices de divertissement et des articles pyrotechniques destinés au théâtre et son arrêté d’application. Les organisateurs des spectacles pyrotechniques soumis à déclaration doivent transmettre leur dossier à la préfecture uniquement.
- Déclaration simplifiée d’un évènement de moins de 5 000 personnes
Deux mois avant l’évènement, il vous appartient de compléter la déclaration adéquate et de la transmettre uniquement par mail, à la sous-préfecture de votre arrondissement ou à la préfecture pour l’arrondissement de La Rochelle, ainsi qu’au Service Départemental d’Incendie et de Secours et aux forces de l’ordre territorialement compétentes.
Cette déclaration vous permettra notamment de disposer des informations nécessaires pour anticiper toute difficulté ou pour communiquer sur toute mesure particulière en lien avec un phénomène climatique ou de sécurité que vous auriez à mettre en œuvre.
Elle permet également aux services de l’Etat d’avoir une vision globale des évènements du département et d’adapter ainsi les mesures de vigilance sur la sécurité des différents sites concernés.
2. Déclaration d’un évènement de plus de 5 000 personnes ou d’un spectacle pyrotechnique de plus de 10 000 spectateurs
a) La déclaration de l’évènement
Trois mois avant l’évènement, il vous appartient de compléter le formulaire de déclaration simplifiée et de le transmettre par voie électronique à la préfecture.
Le formulaire fera l’objet d’une instruction particulière par la direction des sécurités à la préfecture, en lien avec la sous-préfecture concernée et les services de secours et de sécurité afin de déterminer si la manifestation est qualifiée de « grand évènement ».
Au termes de cette instruction, un courrier en réponse vous sera transmis précisant :
- Soit que l’évènement n’est pas qualifié « grand évènement : il vous appartient alors en lien avec l’organisateur de vous assurer que toutes les mesures de sécurité sont bien mises en œuvre à l’aide de la fiche de conseils pratiques. Des prescriptions peuvent éventuellement être formulés par les services.
- Soit que l’évènement est qualifié « grand évènement » : il vous appartient de compléter le dossier de déclaration d’un « grand évènement » accompagné des pièces annexes
b) Procédure de constitution du dossier « grand évènement »
Le dossier sera constitué par vos soins en liaison avec l’organisateur. Vous devrez mentionner également les mesures que vous mettrez en œuvre localement pour assurer le bon déroulement de l’évènement (restrictions de circulation et de stationnement, mobilisation des services municipaux, barriérage, dispositif anti voiture-bélier…)
Au plus tard 45 jour avant l’évènement lorsque le dossier est complet, il vous appartient de le transmettre à la préfecture par voie électronique. Une copie sera également transmise à la sous-préfecture territorialement compétente (formulaire à récupérer au secrétariat de la mairie).
Je vous rappelle que lorsqu’une manifestation relève du niveau « grand évènement », elle fait l’objet d’un suivi particulier de la préfecture et de la sous-préfecture territorialement compétente et termes d’accompagnement de la commune et/ou de l’organisateur sur les mesures de sécurité et de secours à mettre en œuvre pour assurer son bon déroulement. Elle peut également se voir prescrire une obligation de renforcement de mesures particulières de sécurité et de secours à la charge financière de l’organisateur.
Pour les principaux évènements qui ont déjà été qualifiés de « grand évènements » les années précédents, vous êtes dispensés de la première étape (a) de déclaration mais vous devez respecter le délai de transmission du dossier (45 jours).
Le préfet« .
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Formulaire de déclaration simplifiée d’une manifestation de – 5 000 personnes
pdf | 136,89 Ko | 27 Janvier 2025
Demande d’ouverture de débit de boisson
La procédure d’autorisation d’ouverture d’un débit de boissons temporaire est strictement réglementée par le Code de la Santé Publique.
En effet, l’ouverture des débits de boissons temporaires est prévue par les dispositions des articles L 3334-1 et L 3334-2 du Code de la Santé Publique.
Les débits de boissons organisés à l’occasion d’une manifestation
L’autorisation ne peut concerner que les boissons des trois premiers groupes, ainsi définis à l’article L 3321-1 du Code de la Santé Publique.
1er groupe : boissons sans alcool – eaux minérales ou gazéifiées, jus de fruits ou légumes non fermentés ou ne comportant pas, à la suite d’un début de fermentation, de traces d’alcool supérieures à 1,2 degré, limonades, infusions, lait café, thé, chocolat…
2ème groupe : boissons fermentées non distillées : vin, bière, cidre, poiré, hydromel, auxquelles sont joints les vins doux naturels bénéficiant du régime fiscal des vin, ainsi que les crèmes de cassis, jus de fruits ou de légumes fermentés, comportant 1.2 à 3 degrés d’alcool.
3ème groupe : vins doux naturels autres que ceux appartenant au groupe 2, vins de liqueur, apéritifs à base de vin et liqueurs de fraises, framboises, cassis ou cerises, ne titrant pas plus de 18 degrés d’alcool pur.
La limitation du nombre d’autorisations annuelles
L’article L 3334-2 du Code de la Santé Publique a limité à cinq le nombre d’autorisations annuelles par association.
Les limites tenant au respect des zones protégées doivent être impérativement respectées.
Respect de la réglementation relative aux débits de boissons temporaires ou permanents
Les débits de boissons temporaires sont, comme tous les autres débits, soumis à l’exercice du pouvoir de police générale du Maire en ce qui concerne les heures d’ouverture, les règles d’hygiène et sécurité, l’ordre public et les lois sur l’ivresse publique.
Le pouvoir d’appréciation du Maire : L’ouverture d’un débit de boissons temporaire est soumise à l’autorisation administrative préalable délivrée par le Maire de la commune dans laquelle est envisagée cette ouverture. Le Maire agit dans le cadre de ses pouvoirs de police générale et il peut apprécier si l’ouverture d’un débit temporaire présente ou non, un intérêt local. Par exemple, la présence d’un débit sédentaire à proximité de l’emplacement où se déroule une fête publique est de nature à justifier une décision de refus.
Conclusion
Pour toute manifestation sur notre commune, merci de bien vouloir venir, 15 jours avant la manifestation, au secrétariat de la mairie, afin d’établir votre autorisation d’ouverture de débit de boisson.